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Analog vs. Digital – Archivierung und Datensicherung

EDV-Berater erklärt seinem Kunden die Wichtigkeit von Datensicherungen

1. Dezember 2020

Analog vs. Digital – Archivierung und Datensicherung

Warum sind digitale Dokumenten-Managementsysteme so wichtig?

Ein effektives, sicheres Dokumenten-Management ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für die digitale Archivierung – seine Daten schnell griffbereit zu haben und sicher zu verwalten, funktioniert heute ganz einfach über ein digitales Dokumenten-Managementsystem.

Die Archivierung von Dokumenten, Kundeninformationen und Firmendaten ist allein aus gesetzlichen Gründen für alle Unternehmen bindend. Doch selbst im Zeitalter der Digitalisierung verwenden viele Unternehmer noch die altmodischen Varianten der analogen Aufbewahrung.

Gefahren der analogen Archive

Von Aktenordnern, die verteilt auf dem Dachboden ohne System verstauben oder Dokumenten, die im Serverraum herumliegen und durch einem möglichen Hardwaredefekt als Brennmaterial dienen bis hin zu Archiven in feuchten Kellerräumen, die Ihre Daten durch Wasserschäden zerstören könnten.

Die Gefahr, sein analoges Archiv zu verlieren, ist nicht nur vielfältig, sondern auch allgegenwärtig. Um schnell, einfach und effizient Ihre Daten sicher zu verwalten und griffbereit zu haben, benötigen Sie ein digitales Document Management System (DMS).

Was ist ein Document Management System?

Zunächst einmal ist ein Document Management System (DMS) kein Hexenwerk, sondern macht Arbeiten schnell, übersichtlich und sicher. Als DMS bezeichnet man ein EDV-System, welches darauf ausgelegt ist, Dateien und Dokumente in digitaler Form zu verwalten. Von der Speicherung bis hin zur Ablage werden alle Daten zentral in einem System gesichert. Innerhalb des Systems haben Sie dank intelligenter Suchalgorithmen die Möglichkeit Ihre Daten nach Eigenschaften wie zum Beispiel Abteilung, Erstellung, Änderungsdatum oder Kategorien effizienter zu finden. Das Durchsuchen von Aktenordnern oder die händische Suche nach Dokumenten ist somit nicht mehr gegeben.

Was sind die Vorteile eines Document Management Systems?

Document Management Systeme erkennen eine Vielzahl an unterschiedlichen Datentypen und Formate, die in Ihrer Datenbank abgelegt werden können. Durch die sogenannte Versionsverwaltung können Sie erkennen, welcher Mitarbeiter, wann welches Dokument geöffnet oder gar angepasst hat. Alle vorgenommenen Änderungen können durch wenige Klicks auch wieder rückgängig gemacht werden. Somit erhält man den ursprünglichen Inhalt des Dokuments. Sie benötigen nicht mehrere Kopien einer Datei mit unterschiedlichen Versionen. Zusätzlich können Sie Daten in Ihrem Document Management System weitere Such-Attribute zuordnen, um diese schneller in Ihrer Datenbank wiederzufinden. Zudem können Sie bestimmen, welche Nutzer welche Dokumente einsehen, öffnen oder bearbeiten dürfen, dank einer einfachen Zugangsrechteverwaltung.

Ein weiterer positiver Aspekt von modernen Document Management Systemen sind seine Sicherheitseinrichtungen. Angenommen ein Mitarbeiter vergisst sich von seinem Arbeitsplatz samt Computer abzumelden. Einbrecher dringen nachts in das Büro ein und greifen auf die Daten im Document Management System zu. Durch die sogenannten audit trails erkennt das Document Management System, dass Daten außerhalb der regulären Arbeitszeit heruntergeladen werden. Daraufhin werden entsprechende Maßnahmen wie beispielsweise die sofortige Sperrung des Nutzers ohne weiteres menschliches Eingreifen eingeleitet. Diese Maßnahmen können auch dann eingesetzt werden, sollten Kriminelle versuchen außerhalb Ihrer Räumlichkeiten auf die Daten im Document Management System zuzugreifen.

Mit der Connect 15 zu Ihrem gewünschten Document Management System

Document Management Systeme erleichtern Ihren Büroalltag und optimieren den innerbetrieblichen Arbeitsprozess. Dank der schnellen Handlungsmöglichkeiten, der effizienten Verwaltung und der Sicherheitskonfigurationen bieten Document Management Systeme eine perfekte Ergänzung für jedes Unternehmen. Dennoch wünschen Sie sich eine professionelle und vor allem individuelle Beratung für Ihr Document Management System ohne Lösungsansätze von der Stange. Sie benötigen professionelle Beratung in den Bereichen IT-Sicherheit, WLAN-Ausleuchtung, Telefonanlagen & Videokonferenzsystem oder Kommunikationstools. Dann nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, denn wir verbinden Menschen!

Kontakt:


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Connect 15 Support – schnelle Hilfe für unsere Kunden

Um unseren Kunden eine schnelle und unkomplizierte Hilfestellung bieten zu können, haben Sie hier die Möglichkeit unser Helpdesk-Programm herunter zu laden und kostenfrei zu installieren.

Und so einfach funktioniert es:

  1. Informieren Sie uns per Telefon (0 46 21 – 95 18 18) über Ihr Problem, damit wir Ihnen umgehend helfen können.
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  3. Der Downloadprozess wird automatisch gestartet.
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  5. Warten Sie auf weitere Anweisungen unserer Techniker.

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